Q&A

整理収納アドバイザーの片付けは職場でも役立つ!デスク周りの整理術

Q&A職場の整理収納

「整理収納アドバイザーは自宅以外でも役に立ちますか。」「職場での整理や収納にも利用できますか?」

こんなご質問をいただきました。

もちろん、整理収納アドバイザーの片付けは、自宅以外でも活用できます!

自分のデスク周りがすっきりしてれば、気持ちよく仕事が始めれそう。職場の環境づくりは、仕事の効率アップにも直結します。

今日は職場での整理収納について、デスク周りの整理を中心に、仕事力UPのための整理術のフローをご紹介します!

整理収納の基本理論

職場のデスク

整理とは、必要なものと不必要なものを分けること。これが整理収納アドバイザーの基本理論です。

職場のデスクを思い浮かべてください。こんな状況や経験はありませんか。

・書類を出して、と言われてもすぐに見つからない。

・使っていない文房具が、デスクに置かれている。

・引き出しの中に何が入っているか分からない。

・書類が積まれている。

・デスク周りや足元に物が置かれている。

 

いかがでしょうか。思い当たることがあれば、これらは確実に仕事の効率を下げていそうです。

探し物は生産性をこんなに下げている!

書類野山

あなたは、職場で探し物をされますか。仮に一日のうち5分の探し物をしたとしましょう。

100名×5分×200日=1666.6時間

これは、従業員100名の会社で、一人5分の探し物を、会社での稼働日を1年間で200日とした場合の計算式です。

1年で1666.6時間も、探し物に時間を費やしたことになります。

探し物は、会社にとって生産性のない時間ですから、その損失はいかにムダかということですね。

会社の生産性が下がると、お給料やボーナスも下がってしまう??

これですっきり!デスクまわりの整理術フロー

文房具の仕分け

①要るものと要らないものを分ける

整理とは、要るものと要らないものを分けること。まずは、あなたのデスク周りをチェックしましょう。

「このペンは要る。」「このカタログは、まだ使うかも。」「この書類はどうだろう。」

このように、いざ、要るものと要らないものを分けようと思っても、なかなか難しいのではないですか。

なぜなら、それは明確な判断基準がないからです。

②「使うか、使わないか」で判断する

要るものと要らないものの判断基準は、「時間」

職場では、1ヶ月以内に使わなかった書類の約90%が、その後もずっと使わないという調査結果があるそうです。

あなたの身の回りの書類や備品はいかがでしょう。時間を基準に、まずは次の3つに分類してみてください。

今使う

電卓

文房具や、電卓、パソコンなど。ルーティンの作業で使う書類や、現在進行形のプロジェクトの資料など。

いつか使う

会議の資料

商品のカタログ、半年前の会議の資料など。取引先の名刺。

ずっと使わない

ストックした書類

終了案件の資料。期限の終了した展示会の案内など。

③「いつか使う」の判断基準を明確にする

3つの分類の中で、いちばんやっかいなのが、「いつか使う」というものの仕分けです

社内で保管期限のルールが決められているものを除いたとしても、あなた自身が管理する資料や書類はたくさんあることでしょう。

必要な書類=使っている書類ということになるのですが、使っている書類をカンタンに見極める方法をご紹介します。

次の図のように、書類(ファイル)を取り出して、仕事をしたら、その後は一番左側にもどしていきます。

これを1週間も繰り返していると、よく使っている書類(ファイル)が、自動的に左側に集まります。右側にある書類は、要らない書類ということになります。

この書類はこれからも使うことはない可能性が高いでしょう。

書類の片付け方

 

そうはいっても、職場の資料は、思い切って捨てることはなかなかできませんね。

スキャナー

どうしても心配なものは、紙ではなく、スキャンしてデータとして保管しておくのもひとつの方法です。

④使うものをさらに使いやすく仕分ける

細かく分ける

使うものは、さらに細かく分けていくと、より使いやすくなります。分け方の例には次のようなものがあります。

用途別に分ける

どんな用途で利用するものなのかで、分ける例です。一つの作業をするときに、あちこちに散らばっている物を取り出したり、探したりしていては、時間のムダになります。

宅配セット

郵便、宅配セット (切手、送り状、紐、テープなどをまとめて)

伝票電卓セット(伝票と電卓などをまとめて)

会議セット(プロジェクター、ケーブル、リモコンなど)

いち
いち
セットにした物は、透明なファイルや箱など、中身が見える状態にしておくとわかりやすいよ。
透明なケースは中身がわかりやすい

使用頻度別に分ける

月に一度

使用する頻度別に分ける例です。毎日つ使うものを、取り出しやすい位置に置くのが鉄則!

毎日使う

週一程度で使う

月一程度で使う

いち
いち
使用頻度が異なるものが一緒になっていると、探し物も増えるよ。

 

⑤収納は適材適所で

オフィスの整頓

まず制するのは、机の上

机の上のレイアウトは次のようなものが理想です。右利きの方の場合は、左に電話、中央にパソコンや書類、右に筆記用具やメモを。作業の動線を考えると、この配置がベスト。

 

机の上のレイアウト
いち
いち
左利きの方は、これを反転させてみてくださいね。

机に上に出すのは、今手がけている仕事の資料のみと心がけていくと、集中力もアップします。

 

お次は引き出しの中

机の引き出し

上段 文房具や、進行中仕事の資料。

文房具は、あらかじめ入っているトレーを利用している方が多いと思います。実はあまりつかいやすくないかも。そんなときはお菓子の箱などを利用して仕切っても楽しいですよ。

奥行きの浅い引き出しは、現在進行形の仕事の書類の指定席にしてみては。会議で席を外すときにも、さっとしまっておくと良いですね。わたしは仕事柄、プラン中の図面を入れる場所としています。

中段 A4ファイル。使用頻度別に並べて取り出しやすく。

A4のファイルを入れるための引き出しは、使用頻度を意識して使って。③で紹介した、「使った書類を左にもどす」を応用して、前にもどしてみましょう。後ろは使わないファイルということになりますね。

下段 A4ファイル。バッグなどの私物スペースにも。

下段もファイルの保管用ですが、バッグや参考図書など私物のスペースにしても良いですね。できれば少し余裕を持たせて、スペースを確保して。

 

「どうしても」のときは机の下

足元には、ほんとうは置かないほうが良いですが、どうしてもという最終手段として。

机の下ワゴン

キャスター付きのワゴンを一つ用意しておくと便利です。

⑥共通認識で探し物ゼロ

職場は、公共のスペースなので、「〇〇さんがいないと、書類の場所が分からない」では、NG!

どうしたら、共通認識ができるのかを工夫しましょう。一番わかりやすいのは、視覚効果を利用することです。

ラベル管理(写真)

収納されている物の写真を撮影し、ラベルとする。

姿管理

穴あけパンチや、裁断機など、共通で利用するものの形をマークしておく。

定位置管理

物の置き場所を決めておく。

などが代表的な方法です。

以上が、デスク周りの整理術のフローです。

職場がきれいに整理整頓され、環境が整うと、モチベーションも上がります。気持ちよく仕事をすすめることができそうですね。

 

整理収納アドバイザーは、自宅だけでなく、職場でも同様に利用することができます。

探しものは、人生でいちばんムダな時間だとか。時は金なり!時間を有効に使うためにも、ぜひお試しくださいませ!