「整理収納アドバイザーは自宅以外でも役に立ちますか。」「職場での整理や収納にも利用できますか？」
こんなご質問をいただきました。
もちろん、整理収納アドバイザーの片付けは、自宅以外でも活用できます！
自分のデスク周りがすっきりしてれば、気持ちよく仕事が始められそう。職場の環境づくりは、仕事の効率アップにも直結します。
今日は職場での整理収納について、デスク周りの整理を中心に、仕事力UPのための整理術のフローをご紹介します！
Contents
整理収納の基本理論
整理とは、必要なものと不必要なものを分けること。これが整理収納アドバイザーの基本理論です。
職場のデスクを思い浮かべてください。こんな状況や経験はありませんか。
・書類を出して、と言われてもすぐに見つからない。
・使っていない文房具が、デスクに置かれている。
・引き出しの中に何が入っているか分からない。
・書類が積まれている。
・デスク周りや足元に物が置かれている。
いかがでしょうか。思い当たることがあれば、これらは確実に仕事の効率を下げていそうです。
探し物は生産性をこんなに下げている！
あなたは、職場で探し物をされますか。仮に一日のうち5分の探し物をしたとしましょう。
100名×5分×200日=1666.6時間
これは、従業員100名の会社で、一人5分の探し物を、会社での稼働日を1年間で200日とした場合の計算式です。
1年で1666.6時間も、探し物に時間を費やしたことになります。
探し物は、会社にとって生産性のない時間ですから、その損失はいかにムダかということですね。
会社の生産性が下がると、お給料やボーナスも下がってしまう？？
これですっきり！デスクまわりの整理術フロー
①要るものと要らないものを分ける
整理とは、要るものと要らないものを分けること。まずは、あなたのデスク周りをチェックしましょう。
「このペンは要る。」「このカタログは、まだ使うかも。」「この書類はどうだろう。」
このように、いざ、要るものと要らないものを分けようと思っても、なかなか難しいのではないですか。
なぜなら、それは明確な判断基準がないからです。
②「使うか、使わないか」で判断する
要るものと要らないものの判断基準は、「時間」。
職場では、1ヶ月以内に使わなかった書類の約90％が、その後もずっと使わないという調査結果があるそうです。
あなたの身の回りの書類や備品はいかがでしょう。時間を基準に、まずは次の３つに分類してみてください。
今使う
文房具や、電卓、パソコンなど。ルーティンの作業で使う書類や、現在進行形のプロジェクトの資料など。
いつか使う
商品のカタログ、半年前の会議の資料など。取引先の名刺。
ずっと使わない
終了案件の資料。期限の終了した展示会の案内など。
③「いつか使う」の判断基準を明確にする
3つの分類の中で、いちばんやっかいなのが、「いつか使う」というものの仕分けです。
社内で保管期限のルールが決められているものを除いたとしても、あなた自身が管理する資料や書類はたくさんあることでしょう。
必要な書類＝使っている書類ということになるのですが、使っている書類をカンタンに見極める方法をご紹介します。
次の図のように、書類（ファイル）を取り出して、仕事をしたら、その後は一番左側にもどしていきます。
これを1週間も繰り返していると、よく使っている書類（ファイル）が、自動的に左側に集まります。右側にある書類は、要らない書類ということになります。
この書類はこれからも使うことはない可能性が高いでしょう。
そうはいっても、職場の資料は、思い切って捨てることはなかなかできませんね。
どうしても心配なものは、紙ではなく、スキャンしてデータとして保管しておくのもひとつの方法です。
④使うものをさらに使いやすく仕分ける
使うものは、さらに細かく分けていくと、より使いやすくなります。分け方の例には次のようなものがあります。
用途別に分ける
どんな用途で利用するものなのかで、分ける例です。一つの作業をするときに、あちこちに散らばっている物を取り出したり、探したりしていては、時間のムダになります。
郵便、宅配セット （切手、送り状、紐、テープなどをまとめて）
伝票電卓セット（伝票と電卓などをまとめて）
会議セット（プロジェクター、ケーブル、リモコンなど）
使用頻度別に分ける
使用する頻度別に分ける例です。毎日つ使うものを、取り出しやすい位置に置くのが鉄則！
毎日使う
週一程度で使う
月一程度で使う
⑤収納は適材適所で
まず制するのは、机の上
机の上のレイアウトは次のようなものが理想です。右利きの方の場合は、左に電話、中央にパソコンや書類、右に筆記用具やメモを。作業の動線を考えると、この配置がベスト。
机に上に出すのは、今手がけている仕事の資料のみと心がけていくと、集中力もアップします。
お次は引き出しの中
上段 文房具や、進行中仕事の資料。
文房具は、あらかじめ入っているトレーを利用している方が多いと思います。実はあまりつかいやすくないかも。そんなときはお菓子の箱などを利用して仕切っても楽しいですよ。
奥行きの浅い引き出しは、現在進行形の仕事の書類の指定席にしてみては。会議で席を外すときにも、さっとしまっておくと良いですね。わたしは仕事柄、プラン中の図面を入れる場所としています。
中段 Ａ４ファイル。使用頻度別に並べて取り出しやすく。
Ａ４のファイルを入れるための引き出しは、使用頻度を意識して使って。③で紹介した、「使った書類を左にもどす」を応用して、前にもどしてみましょう。後ろは使わないファイルということになりますね。
下段 A4ファイル。バッグなどの私物スペースにも。
下段もファイルの保管用ですが、バッグや参考図書など私物のスペースにしても良いですね。できれば少し余裕を持たせて、スペースを確保して。
「どうしても」のときは机の下
足元には、ほんとうは置かないほうが良いですが、どうしてもという最終手段として。
キャスター付きのワゴンを一つ用意しておくと便利です。
⑥共通認識で探し物ゼロ
職場は、公共のスペースなので、「〇〇さんがいないと、書類の場所が分からない」では、ＮＧ！
どうしたら、共通認識ができるのかを工夫しましょう。一番わかりやすいのは、視覚効果を利用することです。
ラベル管理（写真）
収納されている物の写真を撮影し、ラベルとする。
姿管理
穴あけパンチや、裁断機など、共通で利用するものの形をマークしておく。
定位置管理
物の置き場所を決めておく。
などが代表的な方法です。
以上が、デスク周りの整理術のフローです。
職場がきれいに整理整頓され、環境が整うと、モチベーションも上がります。気持ちよく仕事をすすめることができそうですね。
整理収納アドバイザーは、自宅だけでなく、職場でも同様に利用することができます。
探しものは、人生でいちばんムダな時間だとか。時は金なり！時間を有効に使うためにも、ぜひお試しくださいませ！
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